Ab Juli 2021 wird es für jede der 4 Haupttätigkeiten der FGZ eine beratende Vorstandskommission geben. Damit schliessen Vorstand, dessen Kommissionen und die Verwaltung einen knapp 4-jährigen Prozess ab. Das Ziel war: eine Wohnbaugenossenschaft, die mit Fachpersonen in der Verwaltung die Tagesgeschäfte professionell ausführen kann; die von einem Vorstand strategisch geführt wird; die mit einer aktiven Basis mit vielen Mitwirkungsmöglichkeiten für alle wirkungsvoll zusammenarbeiten kann.
Gesteigerte Anforderungen haben alle Bereiche des Lebens erfasst und eine Spezialisierung und Professionalisierung eingeleitet. Dieses gesamtgesellschaftliche Phänomen gilt gerade für die Baubranche. Die Zunahme von Vorschriften beim Planen, Bauen und Betreiben, die schiere Grösse und Anzahl der Sanierungs- und Bauprojekte und die gestiegenen Ansprüche an die Mitwirkung erfordern Fachwissen und eine schnelle Bearbeitung der Aufgaben. Für die FGZ mit ihrem ausgeprägten Milizsystem heisst das:
Vieles kann nicht mehr durch ein freiwilliges, nebenberufliches Engagement erfüllt werden.
Zu unserem Milizsystem gehören Vorstand und Kommissionen; alle Mitglieder arbeiten nebenberuflich. Laut den FGZ-Statuten führt der Vorstand die Verwaltung, die er für die operativen Aufgaben einsetzt. Operativ kommt vom lateinischen «operari», was «an etwas arbeiten» oder «etwas betreiben» bedeutet. In der Verwaltung geschieht also die Bearbeitung der Tagesgeschäfte. Der Vorstand dagegen kümmert sich um die grundsätzliche, langfristige Verhaltensweise der FGZ. Der Vorstand kann Kommissionen einsetzen, von denen er sich in dieser Aufgabe beraten lässt. Eine solche Trennung der strategischen und operativen Ebene gilt als wichtig für das gute Funktionieren jeder Organisation.
In der FGZ wurden aber die eigenen Organisationsgrundsätze und damit die Trennung der operativen und strategischen Ebene über die Jahre vernachlässigt. Gab es mehr zu tun oder stiegen die Anforderungen, wurden operative Aufgaben in Kommissionen und Vorstand verlagert. Mit grossem Engagement haben die Kommissionsmitglieder wertvolle Arbeit geleistet. Diese Entwicklung und die komplexen Anforderungen an eine heutige Wohnbaugenossenschaft hatten aber zur Folge, dass Kommissions- und Vorstandsmitglieder enorm überlastet waren. Ihre Aufgaben konnten mit einem nebenberuflichen Milizamt weder vereinbart noch fachgerecht umgesetzt werden. Um dieses Problem zu lösen, leitete der Vorstand die Organisationsentwicklung ein.
Der Prozess umfasst insgesamt 3 Teile: die professionelle Stärkung der Verwaltung, Ausbau und die Formalisierung der Mitwirkung sowie die Neuorganisation der Vorstandskommissionen. Die 3 Teile bedingten einander und wurden vom Vorstand in den letzten 4 Jahren phasenweise umgesetzt.
Die geplante Entlastung von Vorstand und Kommissionen bedeutete, dass alle ihre operativen Aufgaben in die Verwaltung zurückgehen mussten. Um dies abfedern zu können, musste die Verwaltung zuerst gestärkt werden. Dazu wurde der Bereich Bauten und Aussenraum neuorganisiert und in der Verwaltung wurden insgesamt 3 neue Stellen geschaffen. Mit der Einstellung von Daniela Ziswiler (Bereich Bauten und Aussenraum), Carla Coester (Bereich Soziales und Genossenschaftskultur) und David Thoma (Projektleiter Nachhaltigkeit und Innovation) konnten 3 erfahrene Mitarbeiter/innen gewonnen werden, die die Verwaltung seit etwa 2 Jahren verstärken.
Die FGZ kennt zum einen die in den FGZ-Statuten verankerte Mitbestimmung: die Generalversammlung. Daneben gab es immer andere Möglichkeiten mitzuwirken – jedoch waren diese nie klar geregelt. Das sollte geändert werden.
Oft wurde die FGZ-Kommissionsarbeit als primäre demokratische Mitwirkung missverstanden – das ist sie nicht. Die Arbeit in den Vorstandskommissionen war selbst zu Hochzeiten auf etwa 55 Personen, oder 1,6% der FGZ-Genossenschaft, beschränkt – ein kleiner Bruchteil der FGZ also. Auch die Idee, dass die Kommissionsmitglieder die Genossenschafter/innen in den Gremien repräsentieren, trifft nicht zu. Für die Beratung des Vorstands sitzen Sachexperten/-innen in den Kommissionen, die ihr Wissen einbringen und sich auf Jahre verpflichten.
Der Vorstand wollte aber mehr Möglichkeiten für alle schaffen. Ohne Fachanforderungen, feste Verpflichtung oder Bewerbungsprozess sollen alle Genossenschafter/-innen mitwirken können. Mit dem Vorstandsbeschluss zur Mitwirkung wurde das letztes Jahr erreicht: Die Möglichkeiten, sich zu engagieren, sind vielfältig, die Betroffenen werden vor wichtigen Entscheidungen einbezogen. Die FGZ-Mitwirkung ist damit demokratischer geworden.
Eine Ausnahme war übrigens die Freizeitkommission. Bei ihr handelte es sich in der Tat um ein Mitwirkungsgefäss und nicht um eine den Vorstand beratende Kommission. Die Freizeitkommission wurde darum in die ständige Mitwirkungsgruppe Freizeit.FGZ überführt.
Damit die Kommissionen zu ihrer vorgesehenen Berater-Rolle zurückkehren können, mussten alle ihre operativen Aufgaben in die Verwaltung zurückgehen. Das konnte in den letzten beiden Jahren schrittweise geschehen. Nun können die neuen Kommissionen im Sommer ihre Arbeit aufnehmen. Vorstand und Kommissionen werden damit Zeit haben, um sich auf die wichtige Aufgabe der strategischen Führung zu konzentrieren. Mit der Neuorganisation der Kommissionslandschaft ist der letzte Schritt der Organisationsentwicklung getan. Diese Schritte werden kontinuierlich überprüft und angepasst, wo dies nötig ist.
